Política de privacidade

Quem é responsável

Pelas contas das pessoas que usam o Mailroomly (o nome, o endereço de email e o início de sessão), pelo registo e pela faturação, pelo nosso site e pela experiência do Mailroomly por email, a responsável pelo tratamento é a Yomatico Unipessoal Lda.

Pelo email que uma organização envia e recebe através do Mailroomly, e pelos dados pessoais que contém, a responsável é essa organização, e nós tratamo-lo em seu nome, segundo as suas instruções, nos termos de tratamento de dados dos nossos termos de serviço.

Pode contactar-nos sobre privacidade em hello@mailroomly.com. Não designámos um encarregado da proteção de dados; este endereço chega às pessoas responsáveis.

O que guardamos

Dados da conta: o seu nome, endereço de email, função, idioma, as organizações a que pertence, um hash da sua palavra-passe, se usar uma, o identificador da sua conta Google, Microsoft ou LinkedIn, se entrar com uma delas, um endereço de recuperação, se o acrescentar, e a data do último início de sessão.

Registo: o nome, o endereço de email e o nome da organização que indicar, enquanto confirma o seu endereço com o código que lhe enviamos por email. Para limitar abusos, guardamos também um hash com chave do endereço IP de onde veio o pedido, nunca o próprio endereço: é eliminado com um registo que não confirme, ou 30 dias depois de a sua organização ser criada.

Dados de faturação, quando a sua organização paga um plano: o nome, a morada, o número de IVA e o email de faturação, o plano, os seus pagamentos e as suas faturas. Os dados do cartão e de outros meios de pagamento vão diretamente para o nosso fornecedor de pagamentos; nunca os vemos nem guardamos.

Email: as mensagens que uma organização envia e recebe (endereços, assunto, corpo e anexos), e o que lhes acontece: aceite, entregue, devolvida, marcada como spam.

Quando uma organização mede aberturas e cliques, registamos também quando um destinatário abriu uma mensagem ou clicou num link, com o endereço IP e a informação do navegador (user agent) que os acompanhou.

Listas que protegem a entrega: endereços que devolveram, se queixaram ou cancelaram a subscrição, para não voltarem a receber email.

Registos de utilização e segurança: quanto cada organização envia e recebe, os pedidos à API e um registo das ações administrativas. Os endereços IP usados para entrar só são verificados em memória para travar ataques, e não são guardados. Para limitar abusos dos códigos enviados por email, contamos quantos códigos cada endereço de email pede e erra, como hashes com chave do endereço, nunca o próprio endereço, durante 24 horas. Os registos dos nossos servidores nunca contêm endereços de email nem o conteúdo das mensagens.

Experimentar o Mailroomly por email

No nosso site, pode experimentar o Mailroomly enviando um email para try@mailroomly.com com um código da página. Guardamos o assunto desse email, os primeiros 280 caracteres do seu texto e o seu endereço de email durante 24 horas, apenas para os mostrar na página a partir da qual o enviou (com o endereço parcialmente oculto) e para lhe responder uma vez, com um texto fixo. Os anexos não são guardados. Passadas 24 horas, eliminamos tudo.

Nunca acrescentamos o seu endereço a uma lista, nem o usamos para marketing ou o partilhamos. Um email sem um código válido é eliminado de imediato e nunca recebe resposta. Para limitar abusos, são guardados hashes com chave do seu endereço, do respetivo domínio e do seu endereço IP durante as mesmas 24 horas; depois disso ficam apenas contagens sem dados pessoais, durante 7 dias. O fundamento é o seu pedido, e o nosso interesse legítimo em evitar que a experiência seja usada de forma abusiva.

Escrever-nos a partir do nosso site

Quando nos escreve com o formulário em mailroomly.com/pt-PT/contact, o seu nome, endereço de email, empresa e mensagem chegam à nossa equipa como um email, a que respondemos a partir da nossa caixa e que guardamos como a nossa correspondência. O formulário em si não guarda nada. Para limitar abusos, contamos as mensagens de cada rede e de cada remetente durante até um dia, como hashes com chave, nunca os próprios endereços. O fundamento é o seu pedido, e o nosso interesse legítimo em evitar que o formulário seja usado de forma abusiva.

Para que os usamos e com que fundamento

Para prestar o serviço que a pessoa ou a sua organização contratou: início de sessão, caixas, envio e receção de email, campanhas, agentes de IA e integrações, e a faturação dos planos pagos. O fundamento é o nosso contrato consigo ou com a sua organização, e as diligências que nos pede antes dele, como o registo.

Para manter o serviço seguro e o email limpo: prevenir abusos, spam e fraude, suprimir endereços que devolvem ou se queixam, e investigar problemas. O fundamento é o nosso interesse legítimo, e o de todos os que contam com a chegada do email.

Para guardar os registos que a lei exige, como as faturas e os registos de faturação, que a lei fiscal portuguesa nos obriga a conservar durante 10 anos. O fundamento é uma obrigação legal.

Para enviar os emails de que o serviço precisa, como os códigos de registo, convites, reposições de palavra-passe, recibos e avisos. Só enviamos outras novidades com o seu consentimento, que pode retirar a qualquer momento. Nunca vendemos dados pessoais.

IA

O Mailroomly não usa email nem quaisquer dados pessoais para treinar modelos de IA, nossos ou de terceiros.

Uma organização pode ligar às suas caixas os agentes de IA que escolher, através da nossa API ou do Model Context Protocol (MCP). Atuam segundo as instruções dessa organização, só com acesso aos endereços que ela permitir, e ao abrigo do seu próprio acordo com o fornecedor de IA.

Decisões automáticas

Algumas proteções funcionam sozinhas: um endereço que devolve ou se queixa deixa de receber email, e o envio de uma organização é pausado quando as suas taxas de devoluções ou queixas aumentam. Nenhuma delas toma decisões com efeitos jurídicos ou igualmente significativos sobre uma pessoa.

Durante quanto tempo os guardamos

O email é guardado durante o período definido para cada organização pelo seu plano: 60 dias, por omissão, e nunca mais de 730 dias. As conversas sem atividade há mais tempo são eliminadas por inteiro; o email enviado por aplicações, os eventos e as entregas de webhooks são eliminados pela idade.

Os dados da conta e o registo das ações administrativas são guardados enquanto a conta ou a organização existir, e as contagens de utilização até 730 dias. Quando uma organização é encerrada, os seus dados são eliminados no prazo de 30 dias, e quando elimina a sua conta, os dados dela são eliminados com ela. As listas que impedem o envio para um endereço são guardadas enquanto o protegem.

Um registo que não confirmar expira ao fim de 24 horas, e o que enviar para experimentar o Mailroomly é eliminado ao fim de 24 horas. As cópias de segurança da base de dados são guardadas durante 7 dias e os registos dos servidores durante 30 dias. As faturas e os registos de faturação são guardados durante 10 anos, como a lei fiscal portuguesa exige, mesmo depois de uma organização ser encerrada.

Se recebeu um email enviado através do Mailroomly

A organização que o enviou é a responsável pelos seus dados: pergunte-lhe pelos seus dados, ou cancele a subscrição com o link das suas newsletters. Se nos escrever para hello@mailroomly.com, encaminhamos o pedido para essa organização e ajudamo-la a responder.

Para denunciar email não solicitado enviado através do Mailroomly, escreva para hello@mailroomly.com.

Quem nos ajuda

O nosso fornecedor de infraestrutura na nuvem aloja os servidores, a base de dados e o armazenamento do Mailroomly, e envia e recebe o seu email, na União Europeia (Irlanda).

Quando uma organização mede aberturas e cliques, esses links passam por uma rede mundial de distribuição de conteúdos do mesmo fornecedor.

O nosso fornecedor de pagamentos (Stripe) recebe os pagamentos dos planos pagos e calcula o seu IVA. Para isso, recebe o nome, a morada, o número de IVA e o email de faturação, e os dados do cartão ou de outro meio de pagamento, que ele próprio guarda. Nós recebemos apenas o que precisamos para faturar e manter os nossos registos, nunca o número completo do cartão.

A Google, a Microsoft e o LinkedIn só ajudam se escolher entrar com um deles: cada um indica-nos o seu nome, endereço de email, identificador de conta e se verificou esse endereço.

Cada fornecedor trabalha ao abrigo de um contrato que protege os seus dados. Quando um deles trata dados fora do Espaço Económico Europeu, fá-lo ao abrigo das cláusulas contratuais-tipo da Comissão Europeia ou de uma decisão de adequação. Escreva para hello@mailroomly.com para receber a lista dos nossos fornecedores.

Quando partilhamos dados

Só partilhamos dados pessoais com os fornecedores acima, com uma organização sobre os seus próprios utilizadores e email, com a Autoridade Tributária através das faturas que a lei exige, e com outras autoridades quando a lei o exige. Verificamos que cada pedido de uma autoridade é legal, e partilhamos apenas o que ele exige.

Cookies

O Mailroomly usa quatro cookies, todos necessários para funcionar: um que mantém a sessão iniciada, outro que diz ao nosso site que tem a sessão iniciada, para o levar diretamente à sua Mailroom (o mr_signed_in, que não guarda mais nada; é apagado quando termina a sessão, ou da próxima vez que a aplicação vê que já não tem a sessão iniciada, e de qualquer forma quando fecha o navegador), outro que protege os formulários contra pedidos de outros sites e, só enquanto se regista, o mp_signup, que faz valer a palavra-passe que escolheu quando abre a ligação do email no mesmo navegador (dura 24 horas, e a própria página não o consegue ler). O seu navegador guarda também o idioma, o tema e os rascunhos por enviar. O nosso site e a aplicação não usam cookies de publicidade nem de análise. Quando paga, a página de pagamento é do nosso fornecedor de pagamentos, que usa os seus próprios cookies para prevenir fraude.

Como os protegemos

As ligações usam HTTPS, e os dados são cifrados em repouso. As palavras-passe são guardadas como hashes com sal, e as chaves de API, os tokens e os links de uso único como hashes com chave. Os outros segredos são cifrados. Os administradores da plataforma só entram com a Google e verificação em dois passos, e nunca leem o email de uma organização.

Se um incidente de segurança puser dados pessoais em risco, avisamos a Comissão Nacional de Proteção de Dados no prazo de 72 horas, quando a lei o exige, e as organizações e pessoas afetadas sem demora injustificada.

Os seus direitos

Pode pedir para ver os dados pessoais que temos sobre si, corrigi-los, eliminá-los, limitar ou opor-se ao seu tratamento, ou recebê-los num formato portável, e pode retirar um consentimento a qualquer momento. Escreva para hello@mailroomly.com e respondemos no prazo de um mês.

Se os seus dados estiverem em email que uma organização tratou através do Mailroomly, encaminhamos o pedido para essa organização e ajudamo-la a responder.

Pode também apresentar queixa à Comissão Nacional de Proteção de Dados (www.cnpd.pt).

Crianças

O Mailroomly é um serviço para organizações e para os adultos que trabalham com elas. Não se destina a crianças, e não recolhemos os seus dados de forma consciente.

Alterações

Se alterarmos esta política, atualizamos a data acima e avisamos as organizações das alterações importantes antes de se aplicarem.